特许人委托服务机构领取的，除需提交第1条规定全部材料的复印件外，还应提交企业的授权委托书、服务机构核验的企业（法人）营业执照副本(需年检证明) 及企业法定代表人（或非法人企业的负责人）身份属实的证明文件原件，委托服务机构资质证书及其指定的承办人的法定证件原件及复印件。
特别说明：
（1）在上述三种方式中，如果是2007年5月1日前从事特许经营的企业需提交首次订立的特许经营合同原件及复印件
（2）在上述三种方式中，如果是2007年5月1日后从事特许经营的企业还需要提交由设区市商贸流通主管部门开具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件及附件；直营店位于境外的，特许人应当提供直营店营业证明（含中文翻译件）的原件及复印件。
上述证明材料如果在国外形成则需要经当地公证机构公证和中国驻当地使馆认证。
上述所有证明材料直接送至备案机关。
第二步，由省商务厅对特许人提交的上述材料予以审核。
第三步，通过审核的即向特许人发放登录号及密码；对于有异议的，退回材料提交人重新提交。
第四步，特许人按登录号和密码登录管理系统，提交备案材料。
（二）网上提交备案材料
已领取登录号和密码的特许人应及时登录管理系统(http://txjy.syggs.mofcom.gov.cn）并提交备案材料。
1、基本情况。根据领取登录号时提交的材料，系统已经生成特许人相关信息，特许人要仔细核对，发现错误要及时修改。
2、特许授权内容。特许人要完整、准确填写全部特许经营资源信息，包括与特许经营活动相关的商标、专利、企业标志及其它经营资源。
3、特许人主要领导人背景。特许人应完整、准确填写法定代表人信息，并上传法人身份证或护照的PDF文件。
4、特许人直营店铺情况。特许人应完整、准确录入现有直营店信息；当直营店数量很多时，可以采用“批量数据导入”的方式导入直营店铺数据。
5、特许人加盟店铺情况。特许人应完整、准确录入现有加盟店信息；当加盟店数量很多时，可以采用“批量数据导入”的方式导入加盟店铺数据；加盟店被特许方式要与实际一致。
6、特许人的市场计划书。特许人根据未来三年直营店和加盟店开设规划填报，并明确区域、数量和特许体系。
7、特许网点投资概算。特许人根据实际情况对单个店铺所需费用全面估算，以不同类别区分所需费用，并明确具体费用。
8、电子版材料。
（1）“营业执照”：企业法人营业执照副本或其他主体资格证明文件；外商投资企业还应上传外商投资企业批准证书文件。
（2）“商标、专利”：与特许经营活动相关的商标权、专利权及其它经营资源的注册证书。
（3）由设区市级商贸流通主管部门开具的符合《条例》第七条第二款规定的证明文件；直营店位于境外的，特许人应当提供直营店营业证明（含中文翻译件），并经当地公证机构公证和中国驻当地使领馆认证。
在2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人不适用于上款的规定，但应当提交特许人与被特许人订立的第一份特许经营合同。
（4）“特许经营合同”：特许人应真实、完整上传首份合同的PDF文件。
（5）“特许经营合同样本”：应完整上传空白合同范本，合同中应包含《条例》第十二条规定的条款，并不得违反法律、法规的相关规定。
（6）特许经营操作手册目录（该目录应当包含各章、节主题及对应页码，并注明手册总页码；对于在特许系统内部网络上提供此类手册的，需提供估计的打印页数；操作手册应包含特许人对被特许人提供的经营指导、技术支持和业务培训的方式和内容，及特许人发展统一的特许经营体系的措施，体现特许人统一管理和监督的作用）。
（7）国家和省相关法律法规规定经批准方可开展特许经营的产品（汽车、书报杂志、网吧、药品、农药、农膜、原油、成品油、化肥、音像制品、粮食、植物油、食糖、烟草、棉花等）和服务，需提交相关主管部门的批准文件。
（8）“承诺书”：经法定代表人签字盖章的特许人承诺。
上述文件应与领取登录号时提交的材料一致。根据要求进行直接在网上填报或提交便携文件格式（PDF）的电子版材料，同类型的文件应合并制成单个文件，且单位文件大小不能超过10M，各体系的同类型附件最多只能上传3份。
注：有关文件表格及证明材料模板等可在管理系统中下载。管理系统企业端的具体使用说明可参照商务部网站《〈商业特许经营信息管理系统〉企业端使用手册》。
（三）备案公告
省商务厅在收到特许人提交的符合规定的文件、资料之日起10个工作日内予以备案。
特许人提交的文件、资料不完备的，省商务厅可以要求其在7日内补充提交文件、资料，申报材料被退回三次以后，特许人每次申报均需间隔10天。省商务厅在特许人材料补充齐全之日起10个工作日内予以备案。
特许人备案完成后，企业端“备案状态”显示“已公告”，并显示备案号，系统将同步向特许人电子邮件发送通知。同时，备案系统网站首页“已备案企业公告”栏目中可查询特许人公告信息。
四、所在地登记
特许人完成备案，收到已备案的通知后，应于10日内向企业所在地县级商务主管部门提交《备案情况登记表》（附件二，一式两份），以便于日常监管。并由县级商务主管部门每月汇总一次报市级商务主管部门。
五、特许人资料变更
特许人的备案信息有变化的，应当自变化之日起30日内向省商务厅申请变更。
（一）变更领取登录号时提交材料。特许人可同样以领取登录号的三种方式向省商务厅提交变更材料；相关变更（包括：工商登记信息变更，商标、专利、著作权变更，特许人法定代表人变更等）均需补充提交变更后的材料以及加盖企业公章的变更申请，并在信息系统中变更对应的电子版文件。
（二）变更领取登录号时提交材料以外的其他信息。特许人可凭登录号和密码进入信息系统直接在网上进行变更，写明需要变更的事项后提交申请，经省商务厅批准后24小时内完成材料变更并申报。
六、经营合同年报
特许人应于每年一月一日至三月三十一日通过信息系统提交上一年度经营合同年报，年报的内容为加盟店的数量变更情况，具体见管理系统“经营合同年报”表格。在系统提交年报后，企业还应以书面形式报企业所在地县级商务主管部门（一式三份）。由县级商务主管部门汇总后分别报省、市商务主管部门。
七、特许人备案时间要求
特许人应当在首次订立特许经营合同之日起的15日内向省商务厅申请备案。在2007年5月1日前已经从事特许经营活动的特许人，应当自《条例》施行之日起1年内，依照本规程的规定向省商务厅申请备案。特许人未在规定时间内备案的，应提交《逾期备案说明》（附件三），说明逾期备案的原因并签字盖章，经企业所在地设区市商务主管部门确认后，报省商务厅备案。